プロジェクト

東北大学、全部署を横断してChatGPT活用をいち早く決定。法人GAIで大学経営のDXを推進。

国立大学法人東北大学

情報部デジタル変革推進課課長　藤本　一之様

情報部デジタル変革推進課業務推進係主任　鈴木　翔太様

官公庁・非営利・大学
法務・総務

国立大学法人東北大学は、教育・研究・共創・経営と幅広い分野でのDX推進に取り組む。
様々なDXを推進する中、2023年4月の法人GAI導入をリードされた情報部デジタル変革推進課課長の藤本一之様、同課業務推進係主任の鈴木翔太様に、大学経営におけるDXと法人GAI導入成果についてお話を伺いました。

課題

生成系ＡＩのリリース直後から執行部・職員ともに高い関心を寄せ、スピーディーな導入を求めていた。
解決策

使いやすさとともにセキュリティ面も信頼できる法人GAI導入を決定。
試験的に約200人の教職員にアカウントを発行し、業務での利用を促している。
効果

文章作成やコーディングなどの主要な業務工数を大幅削減。
将来的には、法人GAIを「事務のスペシャリスト」として活用し、業務の効率化を目指す。

ISSUE

課題

生成系ＡＩのリリース直後から執行部・職員ともに高い関心を寄せ、スピーディーな導入を求めていた。

本学は2030年を見据えた挑戦的な取り組みとして掲げている「東北大学ビジョン2030」に向けて、大学経営に取り組んでいます。

大学をとりまく教育・研究・社会との共創・大学経営の全方位にわたる変革に注力しており、これを実現するために大学に関するあらゆる活動のDXを推進しています。

そのため、世の中の動きには常に敏感でいようという前向きな姿勢が教職員に浸透しており、これまで新しいプロジェクトや技術的な試みに積極的に取り組んできました。一例として、RPAやチャットボットなど、事前に定められた動作の流れや回答ルールに従って正確に動作させる「人と機械の主従関係」による業務効率化を進めていました。

そんな中、ChatGPTがリリースされ、直後から執行部をはじめ多くの教職員が関心を寄せ、個人的に使い出す人も増えていました。話題沸騰のこの新サービスを、いち早く導入しようと、早急に取り組むことになりました。

APPROACH

解決策

使いやすさとともにセキュリティ面も信頼できる法人GAI導入を決定。
試験的に約200人の教職員にアカウントを発行し、業務での利用を促している。

本学では、DX推進のための学内横断プロジェクトチームが組成され、様々な施策を推進しています。メンバーは約50名で毎年公募で募集され、これまでのべ約100名が関わりました。

導入に至る経緯ですが、本DXプロジェクトではスピーディーな意思決定を特徴とし、「早期にChatGPT使用環境を整えてほしい。失敗を恐れずすぐに取り組むように」というトップからの指示を受け、プロジェクトメンバーでサービスの詳細を調べるところから取り掛かりました。

とはいえ、事務職員の人数は非常勤や嘱託職員を含めて約3,000人、教員も全て合わせると約12,000人が働く教育・研究機関です。使いやすさも大事ですが、個人情報・機密情報の取り扱いなどセキュリティ面での課題も克服しなくてはなりませんでした。最終的に「法人GAI」採択を決定し、並行して学内教職員に向けて生成系AIの業務利用方法や注意すべき点、ハルシネーションなどのリスクについても案内しました。

そのうえでまずは事務職員向けに「法人GAI」利用者を募集し、利用希望の約200名の事務職員にアカウントを付与し、どんな利用方法があるか試してもらうことになりました。

実際の利用シーンですが、多くの人が要約や文章作成、アイディア出し、コーディングなど、ひととおりの機能を使っていると聞いています。

IMPACT

効果

文章作成やコーディングなどの主要な業務工数を大幅削減。
将来的には、法人GAIを「事務のスペシャリスト」として活用し、業務の効率化を目指す。

「法人GAI」利用の第一段階としてアカウントを付与した事務職員の多くが業務にChatGPTを取り入れています。特に、議事録や通達など相当量の文章作成業務に対して、大きく役立っているようです。また、プログラミングのコーディングも楽になり、これまで一つ一つ検索しながら調べていたのが、法人GAIにより一回で的確な回答を得られるため、大幅な時間短縮につながりました。

さらに発展的な利用方法についてはこれから探索しなければなりませんが、学内で効果的な利用事例を共有し、外部の知見も積極的に取り入れたいと考えています。今後は、少子高齢化による人手不足を見据えて、「事務のスペシャリスト」として業務を支援してくれるようなAIを作っていきたいと考えています。

　昨今、大学に求められる社会的要請は多岐に渡り、事務職員の業務は書類作成などの定常業務のみならず、企画業務など、事務の枠に収まらない新たな業務も増えてきています。従来の事務業務の恒常性を維持しつつ、新たな業務にどう対応するかが課題となる一方、それに対応するために人員を増やすことは、少子高齢化が国内で最も深刻な東北の地においては、困難であるのが現状です。そこで、生成系AIを事務のパートナーとして活用することでこの課題を解決したいと思います。将来的には、パートナーとしてのみならず、ＡＩ自身が応対可能となるよう育てていきたいと思います。

属人的な知識に頼っていたノウハウをAIを通じて共有し、生成系AIを活用し、業務を効率化させることによって創出されたリソースを日々発生する新たな業務に充てることができるようになることで、人材不足が理由で発生していた機会損失を、これからは防げるようになるかもしれません。もとより東北地区は全国でも特に少子高齢化が進行するエリアです。今後さらに進行する人材不足に備え、今から対策を講じることが求められています。

AIを活用した業務改革を推進することで、適切な人材配置を行い、全ての人が働きやすい環境を創出したいと考えます。情報管理とセキュリティには最大限の注意を払いながら、新たなパートナーである法人GAIと共に、社会に新たな価値を提供し続けることをめざして、これからも全力を尽くしたいと思っています。

国立大学法人東北大学

東北大学は、東京、京都に次ぐ日本で３番目の国立大学として、1907年「杜の都」仙台に創設されました。以来、「研究第一主義」の伝統、「門戸開放」の理念及び「実学尊重」の精神の下、世界をリードする独創的な研究成果を上げるとともに、多くの指導的人材を輩出してきました。現在、10の学部と15の大学院、3の専門職大学院、6の附置研究所、病院、附属図書館に加え、教育研究に携わる多くの機構やセンターを有する日本を代表する総合研究大学として価値創造の営みを一層深め、未来を見据え大学の変革に取り組んでいます。